数据透视表是利用Excel进行数据分析的重要工具，它通过报表的形式，使用户可以直观地汇总、分析表格数据，为实际工作带来极大的方便。数据透视表能够对大量数据进行快速汇总并建立交叉列表，且能够随时根据需要调整表格布局，以达到不同的查阅目的；数据透视结果还可以用数据透视图的形式展示出来。

数据透视的建立必须以表格中的数据为基础，通过指定引用的数据源和建立位置便可进行创建。在此基础上将相应字段添加到到数据透视表中即可使用。现有一份【固定资产统计表】如下图1示，我们接下来通过创建数据透视表来分类统计相关的数据。

图1

（1）选中表格中任意一个包含数据的单元格；（2）在【插入】/【表】组中单击“数据透视表”按钮；如下图2示：

图2

（1）打开“创建数据透视表”对话框后，Excel自动识别数据源区域（即根据二维表格结构自动选择单元格区域），选中“现有工作表“选项；（2）选中A20单元格，将其地址引用到”位置“文本框中，表示该单元格为数据透视表创建时的起始位置；（3）单击”确定“按钮，如下图3示。

图3

系统自动打开“数据透视有字段“窗格其中的字段与数据区域中的字段项目一一对应。选中“类别”和“固定资产净值”，此时数据透视表中便同步生成相应的表格数据，即可从中查看每位员工的签单金额情况（如下图4示）。

图4

数据透视表由4个部分组成，分别是行、列、值和筛选区域。对应到“数据透视表字段”窗格中，就是行标签、列标签、值标签和筛选器4个区域。选中字段对应的复选框，Excel会判断字段下的数据类型，一般会将数值型（如数字、货币等数据）字段添加到值标签，将非数值型字段添加到行标签。行标签的字段会在每行显示不同的数据（重复数据视为一个数据），值标签则显示行标签中各个数据对应的值。为了更精确地控制数据透视表的内容，一般可以通过拖动的方式添加字段到相应的区域。

数据透视表是一种具备强大统计和分析功能的工具，它可以查看数据结果、计算需要的数据，分类查看数据等。下面介绍几种常用数据透视表的使用方法。

无论数据透视表引用数据区域的数据是哪一种格式，数据透视表默认的格式均是常规型数据。但Excel允许对数据格式进行设置，以满足日常需要。下面以将数据透视表值字段的数据类型更改为“货币型”数据为例，介绍如何设置值字符的数据格式。

【步骤1】设置值字段

（1）单击“数据透视表字段”空格中值标签中的“原值”字段；（2）在弹出的下拉列表框中选择“值字段设置”命令。

图5

【步骤2】设置数字格式

打开“值字段设置”对话框，单击左下角的“数字格式”按钮。

图6

【步骤3】指定数据格式

（1）打开“设置单元格格式”对话框，在左侧的列表框中选择“货币”选项；（2）将小数位数设置为”0”；（3）单击“确定”按钮。

图7

【步骤4】确认设置

返回“值字段设置”对话框，单击“确定”按钮。此时数据透视表中的数据便显示为“货币型”数据格式。

图8

为数据透视表添加了字段后，可以通过删除字段、添加字符等操作，随时更改各个区域的字段，从而改变数据透视表的结构，以得到各种想要的数据结果。下面以字段的删除和添加操作为例，介绍如何更改字段。

【步骤1】删除字段

在“数据透视表字段”窗格中取消选中“类别”复制框，即可从数据透视表中删除“类别”字段。

图9

【小妙招】拖动鼠标删除字段：在“数据透视表字段”窗格中直接将“列”“行”值标签中的某个字段向外拖动，当鼠标指针右下角方出现”x”标记时，释放鼠标即可快速删除字段。

【步骤2】添加字段

将“名称”字段拖动到“行”标签中，使数据透视表的“行”标签更改为“名称”字段。

图10

【步骤3】删除字段

在“数据透视表字段”窗格中取消选中“使用部门”复选框，删除该字段。

图11

【步骤4】添加字段

将”类别“字段重新拖动到列标签中，使数据透视表的”列“标签更改为”类别“字段。

图12

【步骤5】查看效果

此时数据透视表中显示的每一条记录变为了每种固定资产的原值，同时在列方向上汇总了该类别固定资产的原值情况。

图13

数据透视表默认的值字段汇总方式是求和，用户可以根据需要重新设置汇总方式，如求平均值、最大值、最小值等。下面以在数据透视中将字段汇总方式设置为求平均值为例，介绍如何设置值字段汇总方式。

【步骤1】删除字段

拖动“原值“字段至值标签以外，当鼠标指针出现”x“标记时释放鼠标，删除该字段。

图14

【步骤2】添加字段

拖动“固定资产净值“字段到”值“标签中，添加该字段。

图15

【步骤3】设置值字段

单击添加的“固定资产净值“字段，在弹出的下拉列表中选择”值字段设置“命令。

图16

【步骤4】设置汇总方式

（1）打开“值字段设置“对话框，在”值汇总方式“选项卡的”选择用于汇总所选定段数据的计算类型“列表框中选择”平均值“选项；（2）单击左下角的”数字格式“按钮。

图17

【步骤5】设置数字格式

（1）打开“设置单元格格式“对话框，在左侧的列表框中选择”货币“选项；（2）将小数位数设置为”0“；（3）单击”确定“按钮。

图18

【步骤6】查看效果

返回“值字段设置“对话框后，单击”确定“按钮，此时数据透视表中的总计结果将由求和更改为求平均值。

图19

如果数据透视表的某个标签存在多个字段，则可以利用展开与折叠字段功能使数据透视表中的数据随时显示不同的级别。

【步骤1】添加字段

将“数据透视表字段“窗格中的”使用部门“字段拖动到行标签中，使行标签中出现两个字段。

图20

【步骤2】调整字段顺序

在行标签中拖动“使用部门“字段至”名称“字段上方，调整两个字段的放置顺序。

图21

【注意】字段在某个区域的放置顺序不同，直接决定数据透视表显示的结果。若“名称“字段在上，则”使用部门“字段的数据将作为”名称“字段的明细数据。反之，则”名称“字段的数据将作为”使用部门“字段的明细数据。

【步骤3】查看结果

此时数据透视表中将按3种不同类型，汇总出3个使用部门固定资产的净值和平均值的具体情况。

图22

【步骤4】展开明细数据

在“活动字段“组中单击”展开字段“按钮，此时3个使用部门下的明细数据将在数据透视表中显示出来。

图23

【步骤5】隐藏明细数据

继续在“活动字段“组中单击”折叠字段“按钮，此时显示的明细数据又隐藏起来了。

图24

【小妙招】精确控制数据透视表中数据的显示级别：利用“展开字段“按钮或”折叠字段“按钮只能对所有数据结构进行统一调整，要想显示或隐藏部分数据，则可通过单击+按钮或-按钮实现，方法和效果与控制分类汇总显示级别中对应的按钮相同。

数据透视表具备排序功能，可以通过对字段进行排序设置，使数据按照设置的顺序显示。下面以在数据透视表通过排序来更改数据显示顺序为例，介绍如何对数据透视表进行排序。

【步骤1】删除字段

在“数据透视表字段“窗体中将”使用部门“字段从”行“列表框中删除。

图25

【步骤2】设置排序方式

（1）单击“行标签“单元格右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选择”升序“选项。

【步骤3】设置其他排序方式

（1）此时数据透视表的数据记录将按照名称（拼音的字母顺序）进行升序排序，再次单击“行标签“单元格右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选择”其他排序选项“命令。

图26

【步骤4】设置排序方式

（1）打开“排序（名称）“对话框，选中”降序排序（Z到A）依据“单选项；（2）在下方的下拉列表框中选择”平均值项：固定资产净值“选项。（3）单击”确定“按钮。

图27

【步骤5】查看数据

此时数据透视表的数据记录将按照各固定资产净值的数值大小，由同到低进行排列。

图28

除排序外，数据透视表也能轻松实现各种数据筛选的操作。筛选数据透视表可以直接在标签中进行筛选，也可以通过添加筛选器进行筛选。下面以在数据透视表中使用这两种筛选方式来筛选数据为例，介绍如何筛选数据透视表。

【步骤1】添加字段

将“使用部门“字段添加到”数据透视表字段“窗格的筛选器中。

图29

【步骤2】筛选部门

（1）此时数据透视表左上方将出现添加的字段，单击该字段右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选择“组装车间“选项；（3）单击”确定“按钮。

图30

【步骤3】查看数据

此时数据透视表中将只会显示组装车间的固定资产净值数据。

图31

【步骤4】筛选多个部门

（1）再次单击“使用部门“字段右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选中”选择多项“复选框；（3）在上方选中”冷却车间“和”维修车间“复选框；（4）单击”确定“按钮。

图32

【步骤5】查看数据

此时数据透视表中将会出现冷却车间和维修车间的固定资产净值的相关数据。

图33

【步骤6】选择全部使用部门

（1）单击“使用部门“字段右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选中”（全部）复选框“；（3）单击”确定“按钮。

图34

【步骤7】值筛选

（1）此时数据透视表中将重新显示所有部门的固定资产净值数据。单击“行标签“单元格右侧的下拉按钮。（2）在弹出的下拉列表中选择”值筛选“子菜单下的”介于“命令。

图35

【步骤8】设置筛选范围

（1）打开“值筛选（名称）“对话框，在右侧的两个文本框中分别输入”5000“和”50000“；（2）单击”确定“按钮；

图36

【步骤9】查看数据

此时数据透视表中将仅显示净值在5000-50000元之间的固定资产数据情况。

图37

【步骤10】取消筛选

（1）单击“行标签“单元格右侧的下拉按钮；（2）在弹出的下拉列表中选择”从‘名称’中清除筛选“选项。

图38

【步骤11】查看数据

此时数据透视表将取消筛选，重新显示出所有固定资产的净值数据。

图39

【小妙招】使用切片器筛选数据透视表：为了更方便地实现对数据透视表的筛选操作，Excel提供了“切片器”的功能，其具体的操作：选中数据透视表中的某个单元格，然后在【数据透视表工具分析】/【筛选】组中单击“插入切片器”按钮，即可打开“插入切片器”对话框，然后在此对话框中选择需要的切片器（与字段一一对应），单击“确定”按钮后即可将筛选后的结果显示在表格中。

这就是Excel中【数据透视表】的典型用法，你学会了么。

我是鉴水鱼老师，关注我，持续分享更多的Excel操作技巧。