我们现在工作，接触最多、使用最长时间的就是电脑，也是我们高效工作不可或缺的生产力。

但这同样也是我们很大烦恼的来源，那就是文件太多、太乱了，经常急用的时候找不到，或者发出去后发现版本发错了，很让人苦恼，非常影响工作效率。

因此，如果你想高效工作，做好“文件整理”是绝对有必要的。

1）最好不要把文件过细地分类。

因为文件分得太细，每次保存时都会有疑惑：“这个文件该怎么归类，应该放在哪个文件夹好呢？”同样，找文件也会遇到同样的问题。分得越细，不仅不会让工作变得高效，反而得到相反结果。

举例：

你按客户分类，建立了“A客户”和“B客户”文件夹。又按业务分类，建立了“车机业务”和“运营商业务”文件夹。还按产品分类，建立了“终端产品”和“内容产品”文件夹。

这时候有一份涉及A客户，车机业务，内容产品的文件需要保存，你放哪个文件夹？是不是很容易产生疑惑？

也许你可以说，可以把文件夹层层嵌套呀，A客户→车机业务→内容产品。

行不行？

当然可以，但我很不推荐，因为随着文件数量的增多，这种细分方式会出现非常多的套娃式文件夹，未来你想查看或使用时会非常麻烦，效率很低。

我的做法：通常设置不超过三层文件夹。

a，设置一个“工作”文件夹，把所有和工作相关的文件都放进去。

b，“工作”文件夹下面按照不同客户、不同场景再设置一个“大分类文件夹”。比如“A客户”、“B客户”、“费用报销”、“绩效考核”、“公司常用文件”等。

c，然后再在“大分类文件夹”下适当进一步设置“小分类文件夹”.

尽量到此为止，简单把文件夹分为三个层次，这样在你需要的时候，就可以快速的保存和查找到需要的文件。

2）做好文件命名。

在文件命名这个环节尽可能不要偷懒，有些人把文件名起得很短，看上去很简洁，甚至收到文件什么名就直接保存，还很喜欢直接保存在“桌面”上，看起来是很快，效率很高，但过一段时间想起来要用时，就会发现怎么也找不到了，或者找起来想半天记不起当时文件名是什么了，费时费力，很是麻烦。

我的做法：文件名+年月日+版本号（非必须，通常用于需不断更新的文件）

其中文件名是有讲究的，文件名称叠加上：作者名，客户名，供应商名，业务名，产品名，项目名等关键词信息。

有时候，我们会收到很多文件，这个时候，最好把它们进行“重命名”，把关键词、时间、或版本信息加进去，方便以后查找。

举例：

一份会议纪要文件，可以命名为：

《xxx客户&xxx公司关于A产品延期交付解决方案讨论会议纪要-20240416》

3）设置一个“待处理”文件夹，把所有需要处理的文件统一放进这个文件夹。

这是一个“高频”使用的文件夹，建议直接放在“桌面”上，在这个文件夹下面不需要再设置其它任何文件夹了，把所有待处理文件全部丢进去，这可以让你很方便找到要处理的文件，而不是去“整理好的文件夹”里面去一个个找，可以大大提高查找和工作的效率，降低把“待处理工作”忘记的概率。

4）借助文件查找工具：Everything

网上有很多文件整理相关的工具，我也用过不少，唯一一款一直用到现在的只有“Everything”，是高效查找文件的一个工具，特别好用，推荐。

我们的工作已经离不开电脑文件了，因此，懂得恰当地整理文件，就是提高我们工作效率的好方法。