我这里以腾讯企业邮箱举例
有以下三个方式。
方案 A：静默备份监控（最常用，推荐）

适合老板/合规岗留底查账，员工无感知。

这也是我目前在帮客户使用的方案。

管理员登录 企业微信管理后台 → 协作 → 邮件 → 收发信管理 → 邮件备份（或老版后台「管理中心 → 权限管理 → 邮件监控」）。
如图1所示。

新建规则：

备份对象：按部门或单个成员选

范围：发件 / 收件 / 收发双向

条件：不填关键词 = 全部备份；填敏感词（合同、报价、机密）= 仅命中备份

目的邮箱：填一个独立审计备份用邮箱（建议专箱专用，别用个人邮箱）

保存后即时生效，之后符合规则的邮件自动复制一份进审计备份邮箱。
如图2所示。

方案 B：外发敏感邮件先审后发

适合防泄密、商务报价把关。

后台 协作 → 邮件 → 邮件审核（需已购高级版）。
如图3所示。
新建规则：条件选「发送到外部所有邮件」或「含关键词」，指定审核人（最多5人，可设任一通过/全部通过）。

员工发信命中 → 卡在待审池 → 审核人点「允许发送 / 不允许发送」才出站。
如图4所示。

方案 C：长期合规归档

后台开「邮件归档」，按行业要求设保留期（如金融5~10年），用于审计调证，不实时推送到私邮。
如图5，图6所示。