酒店开业筹备是一项系统工程，任何环节的疏漏都可能导致成本超支、工期延误甚至影响开业后的运营质量。

OS&E（Operating Supplies and Equipment，运营物资与设备）的收货环节常常因为涉及品类繁杂、数量庞大、专业性强，且容易被视为“后勤辅助”而被忽视，但其隐藏的风险不容小觑。

例如，在一家知名连锁酒店盛大开业之际，却发生了令人尴尬的一幕：餐饮部发现一些VIP餐具数量与订单不符，客房部则报告说部分房间缺少了小冰箱和电吹风，而工程部则指出有些设备规格不匹配，无法安装。

这些混乱的局面都是由于收货流程的混乱和缺乏有效的验货机制所导致。

新开业的酒店在最初的三个月内普遍面临各种运营物资及设备（OS&E）的问题，这些问题大多可以追溯到采购和收货环节的管理疏忽。

一、为何OS&E收货环节如此关键？

1、直接影响成本控制

开业筹备期间资金投入巨大，OS&E采购往往占据相当比例。

收货环节若把关不严，任何数量的短缺、质量的瑕疵、规格的错配，都将直接转化为真金白银的损失，而且是难以追溯和索赔的沉没成本。

2、影响开业计划的顺利推进

开业日程环环相扣。若关键设备（如厨房设备、洗衣设备）或大批量物资（如布草、餐具）在收货时发现问题，将导致后续的安装调试、员工培训、模拟运营等一系列环节被迫延迟，甚至可能酿成开业延期的严重后果。

3、影响酒店运营品质与宾客体验

酒店运营物资，尤其是重要的客用品，最终会直接投射到客人的入住体验中，损害酒店的品牌声誉和初始口碑。

4、影响酒店资产的长期管理

OS&E中的许多设备属于酒店固定资产，其规范验收、信息登记（型号、序列号、保修信息等）是未来资产管理、维护保养、折旧核算的原始依据。

混乱的收货意味着酒店运营物资管理的先天不足。

二、常见的OS&E收货陷阱

1、 “先签收，后验货”的致命习惯

迫于酒店开业压力，许多酒店采取“先签收，后清点”的方式，导致问题发现时为时已晚，追责困难，损失自担。

2、标准缺失，验收凭感觉

缺少明确的验收标准和核对清单，导致不同人员验收结果不一，质量问题频发。

3、信息断层，追溯困难

采购订单、送货单和实际货物信息不一致，造成库存混乱，影响后续运营和补货。

4、存储不当，未用先损

物资到货之后因存储条件不当或管理不善，在投入使用前就已损坏或遗失。

三、如何规避OS&E收货环节的风险？

1、制定标准化收货流程

建立标准作业程序(SOP)，明确从预约送货、现场验收到入库管理的每一步。

特别要规定“无验收，不签收”的铁律，确保问题当场发现、当场记录、当场处理。

2、精细化验收标准

为每类OS&E制定详细验收标准：

瓷器玻璃类：检查破损率、尺寸规格一致性

布草类：核实数量、尺寸、材质和工艺标准

设备类：进行功能测试，确认配件齐全

客用品：检查包装完整性和保质期

3、数字化工具赋能

采用专业库存管理系统，实现采购订单、送货单和库存数据的实时同步。条形码或RFID技术的应用可以大幅提高验收效率和准确性。

4、跨部门协作机制

组建一个跨部门的验收团队，包括采购、使用部门、财务和业主团队，将大幅提升验收流程的效率和准确性。

使用部门参与，能够发现并解决规格不符或功能缺失的问题，确保产品符合预期标准。

财务部的参与将严格监控收货数量，防止任何可能的误差或损失。

业主公司团队参与，同时做好固定资产交接工作。

这种协同合作模式不仅提高了验收质量，也加强了团队之间的沟通与协作。

结 语：细节决定开业成败

OS&E收货环节看似琐碎，实则是酒店开业前的“最后一道防线”。

忽视这一环节，可能导致“千里之堤，溃于蚁穴”——小到客诉，大到经济损失或开业延期。

唯有通过标准化流程、专业化验收、精细化管理，才能将风险降到最低，为酒店顺利开业奠定坚实基础。