关于作者：英翻专业，专业八级，有同传培训经历，毕业后一直从事海外市场开发工作，今年是第14个年头。涉及的行业有汽配、大型器械，人工智能软硬件，做过大客户维护，也从零开始开发过市场。

做海外业务的朋友都有一个共同的感受，那就是没有明确的下班时间。尤其是一线海外销售，感受更深。有时候为了加快客户开发的进度，每一条潜在客户的信息都会立即回复，生怕错过客户。

比如绝大多数美洲国家和我国的时差在10小时以上，13、14个小时时差的区域较多。亚洲国家和我国的时差最大的是6个小时，最好的是新加坡和马来西亚，没有时差。印度也较好，与我国仅有2个小时的时差。而绝大多数的欧洲、中东、非洲国家和我国的时差在6小时左右。

值得注意的是我们是合作中的乙方，是更为迫切寻求合作的一方，这也就意味着我们在合作中需要更加积极主动地推进。

正是由于这个原因，很多外贸业务员白天在公司正常上班，晚上国外客户上班后，仍旧紧张忙碌地回复客户的信息和邮件，成为了7×24小时连续运转的人机式员工。严重侵占了个人的休息时间，更多的人因为长期疲劳工作，导致身体抱恙，身心俱疲。

那么有没有什么方法可以帮助外贸业务员更好地平衡工作与生活，尽量降低时差对个人休息时间的侵占和影响呢？

有。

本文我将从三个方面进行经验分享。

和国外客户

保持及时沟通的小技巧

1.邮箱、B2B平台、海外社媒设置自动回复

上班时间关闭，下班时间开启自动回复。

不用斟字酌句，不用长篇大论，不用感到抱歉，这并非错误，态度语气平和即可。

设置简短的一两句话，目的只有一个，那就是告知对方，其发送的消息，您已收到，明天上班后你会第一时间回复，让对方安心。

2.针对客户开发信，设置定时发送

对于已经合作的老客户来说，日常沟通过程中，即便不特别说明，双方默认其今天晚上发邮件，你明天回复，时差是心照不宣的。

但是对于潜在客户，尤其是需要发送开发信的客户，如果你仅考虑自身便利，在客户所在国家深夜的时间段发送邮件，效果会非常差。如果客户没睡觉收到手机邮箱提醒的消息，会产生反感，第一印象将大打折扣。

为了避免这一现象，你可以将开发邮件提前编辑好，设置定时发送。

发送时间设置在客户所在国家的上午9时，这样客户上班打开邮箱时，你的开发信就会第一时间显示。

3.“好记性不如烂笔头”，及时记录保存客户需求

非工作时间是否回复客户消息，立即处理还是等到第二天上班再做，主要看客户的需求是什么。

事情可以延后处理，但是记录要及时。

或许有人会问，如果客户晚上11点发消息，我还要起身找纸和笔吗？

当然不必。

用手机截图功能，无论是客户发的邮件，还是海外社交媒体上的留言信息，非工作时间的消息及时截图，建立一个相册，命名为“明日待办”。

把所有收到的未处理的客户事项，截图存入这个手机相册。

第二天到公司以后及时查看截图，处理这些事项。

处理完后，及时删除相册中的截图即可。

事情早几小时或晚几小时处理，很多时候对客户影响不大。但是如果你忽略了客户的消息，忘记了客户的需求，被忽略即意味着不被重视，客户必然会产生不满。

如何有效进行时间管理

时间象限管理法是我2011年从公司找的培训师处学到的，一直应用至今，颇具成效。

首先说明什么是时间象限管理法：

把所有工作按照重要程度和紧急程度进行划分，共有四个象限：

A.重要且紧急－耗时耗力，需要整段时间完成，且今天必须完成，不完成会造成损失；

B.重要不紧急－可以拆分成几个部分，每天完成一部分，整体在截止日期前完成即可；

C.不重要紧急－属于救火型的工作，穿插处理；

D.不重要不紧急－可做可不做，需判断是否为本职工作。

具体的操作方法：

1.早上到公司后第一件事，梳理当前所有待办事项，逐一列出。

可写在笔记本上，也可以整理到Word文档里打印出来。

2.标注每项待办工作的截止日期，截止时间写在括号内。

3.将今天必须完成的待办事项全部标注出来。

用彩笔、签字笔、荧光笔，颜色鲜明，醒目颜色即可。

4.用时间象限管理法将今天必须完成的待办事项按照重要程度和紧急程度进行划分。

5.划分完成后，先做重要紧急的工作；再做重要不紧急的工作；不重要但紧急的工作可以穿插进行，这类工作需要的时间通常较少；不重要不紧急的留到最后，是否处理视时间充裕情况而定。

需注意的一点是，需要其他同事、其他部门配合的工作，需第一时间发出协助请求，无论是发邮件还是打电话，或是通过内部沟通软件，都在梳理完成后第一时间发出。然后再做自己能够独立完成的工作。

切勿自己埋头工作，临近下班才发现需要其他部门的同事协助才能完成，将导致对接同事面临加班，如果需等待对接同事给你的反馈才能进行下一步，自身也必然需要加班。

如何与同事建立边界感

同事之间，有时候难免会互相协助，实属正常。

但是有一个最基本的原则不可违背，即须先完成自己的本职工作。

你的任务是保质保量地完成每日必须完成的工作内容。若已完成当天必须要完成的所有工作，其他同事请求协助，你也乐意提供帮助，则无妨。

但若因为要协助他人，而把当天必须完成的重要且紧急的工作搁置，影响了本职工作，则不可。

一方面影响工作进度，另一方面，若造成损失，将导致直属领导质疑你的工作能力和时间管理能力，判断不清，分不清轻重缓急。

当然，若你不愿协助处理其他人的工作，只想把自己的本职工作完成，亦无不妥。

拒绝时无需过于生硬，可说明直属领导给你安排了任务，你尚未完成，目前无暇兼顾。若对方愿意等待，则让其等待；若其不愿等待，则会自行处理或寻求他人协助。

还有些资深员工会将工作转嫁给新人，很多刚毕业参加工作的新人难以启齿拒绝，被动地沦为职场便利贴。

新人若过于顺从，久而久之，被转嫁的非本职工作将越多，最终影响本职工作完成的时间和质量。

应学会拒绝，培养自己说“不”的能力，合理拒绝不必要的、不属于自己的工作任务。保护自己的个人时间，不为他人打杂跑腿，不当“老好人”，不做职场便利贴。

综上，虽然外贸业务因为时差因素无形中侵占了很多个人休息时间，但是我们可以通过运用一些沟通技巧、有效的时间管理方法，以完成本职工作为第一目标，合理地安排当前工作，尽量降低时差因素对生活的影响，更好地平衡工作与生活。

最后，工作永远都做不完，切勿抱有一天把所有工作都全部完成的想法，否则将使自己过度劳累。工作中也没有那么多必须立刻马上去做的事情，放松心态，无需过度焦虑。把待办工作梳理清晰并合理划分，每天完成当日必须完成的工作即可。

愿我们每个人不仅能收获工作带来的果实，也能有时间和精力品尝生活中果实的甘甜。