在传统的办公场景中，处理大量PDF合同数据往往意味着繁琐的手动录入、核对和整理，耗时耗力且容易出错。以10份高校空调安装合同为例，人工提取甲方、乙方、空调品牌、价格、保修期等信息可能需要数小时，而将人民币大写金额转为小写更是容易因疏忽导致误差。
然而，借助DeepSeek等AI工具，这一过程被彻底革新——只需几分钟，AI就能自动完成数据提取、格式转换，甚至生成Excel表格、逆透视数据、折叠目录和可视化树图。本文将展示如何利用AI技术，让合同管理从“手动苦力”升级为“智能高效”。
多文件信息提取DeepSeek有强大的信息提取和数据整理功能，比如这里要提取10个空调合同里面的数据信息，文件格式为PDF版本，我们知道，PDF格式的数据本身就不太好整理数据，但是，有了DeepSeek，让这一切变为可能。
以前需要几小时的工作量，现在只需要几分钟就搞定，首先打开DeepSeek官网，将下方文件中的PDF文件上传到DeepSeek中。接着输入下面的提示语。
请提取附件这10个PDF文件中的数据，数据字段包含甲方名称、乙方名称、空调品牌、空调单价、保修期、签约日期，将空调单价中大写的人民币金额转化为小写的人民币金额，并保存为Excel格式数据。
如下得到了数据提取后的结果，而且将人民币大写转化为人民币小写，该结果可以直接复制粘贴到Excel表格中。
AI生成折叠目录接下来将之前提取的数据做数据逆透视，根据数据逆透视的结果做一个折叠目录，输入下面的提示词。
将附件中数据的所有列做数据逆透视处理，数据逆透视完以后生成两列，处理后的行数应有60行，保存为Excel格式数据。
数据逆透视以后会生成两列数据，一列是属性名列，一列是属性值列，将这两列数据复制粘贴到Excel表格中，继续输入下面的提示词。
请根据上面数据逆透视生成的两列数据帮我生成一个折叠目录，数据表名为"数据逆透视"，数据范围是A1：B61，请从A1开始，一级目录是甲方名称，二级目录乙方名称，三级目录是空调名称，其他类推，请给我生成VBA代码，生成的目录可以方便我折叠和展开。
折叠目录的代码用VBA生成，首先打开开发者工具，在文件、选项、自定义功能区中开发工具前的对勾，点击确定。
在菜单栏中可以看到开发工具选项，在开发工具打开Visual Basic，这个就是VBA编辑器。
在Sheet1 右键点击，选插入，然后插入模块。
将之前生成的VBA代码复制粘贴过来，点击运行按钮。
如下即生成了一个折叠目录目录。
AI画树图树图可以清晰地展示各高校空调安装合同的关键信息，要做一个树图也很简单，继续与DeepSeek对话，输入下面的提示词。
根据附件提取的内容做一个树图，树图的中心主题是高校空调安装合同，主分支是各个甲方名称，每一个主分支下面的子分支包含空调品牌、空调单价、保修期、签约日期，空调单价，画好的树图以mermaid格式呈现。
将上面生成的代码放入支持Mermaid的工具来生成树图，Mermaid 是一种超有趣的文本画图工具，除了支持做树图之外，还可以画出流程图、时序图、甘特图等，只要生成对应的Mermaid代码即可。
打开https://www.min2k.com/tools/mermaid/，这是一个免费免登录的在线绘图工具。
把刚才生成的mermaid格式代码复制粘贴到代码去，即可自动生成一个树图，当然你也可以修改提示词，试试其他的图表类型，比如流程图、甘特图、思维导图等。
从数据提取、格式转换到逆透视分析、树状图生成，AI正在重新定义合同管理的效率标准，过去需要数小时的工作，现在只需短短几分钟即可完成，且准确率更高、操作更便捷。无论是企业合同管理，还是学术研究中的数据整理，AI工具都能释放人力专注于更具创造性的工作。