风险管理，质量管理，标准，工程
摘要
• 许多组织会通过事后分析来弄清楚为何会出现失败，并防止其再次发生。但要是有办法从一开始就避免问题的出现，那又会怎样呢？
• 事前分析方法让团队想象项目最坏的情况，以帮助在一开始就识别风险。遵循事前分析工具包来帮助您主动识别和减轻项目风险。
许多质量和可靠性方面的专业人士，都是解决问题、探究根本原因，以及进行故障调查取证分析的专家。有些组织将其称为事后分析，这种分析通常针对项目、产品和系统的发布而开展。这是一种回顾性的方法，旨在了解故障发生的原因并防止其再次发生。
有一种更好的方法，在问题发生之前就加以预防。加里·克莱恩在《哈佛商业评论》中写道：“前瞻性回顾，想象某个事件已经发生，能将正确预测未来结果的能力提高 30%。我们利用前瞻性回顾的方法设计了一种叫做‘事前反思’的手段，它有助于项目团队在一开始就识别风险。”【1】
预先分析心理学
在《原创者》一书中，【2】组织心理学家亚当·格兰特描述了此类练习的目的，在于引发行为心理学家所称的“损失厌恶”心理。【3】人们在考虑抵御潜在损失时，比考虑潜在收益时更愿意承担风险。【4】
预先故障分析是一种结构化的流程，在此流程中，团队设想一个项目已经失败，然后逆向思考，以找出可能导致失败的潜在隐患、挑战和障碍。本质上，这是一种引导式的头脑风暴方法，旨在主动识别并解决潜在风险，防患于未然。
你可以说这与项目期间进行的风险管理没什么不同。这两种方法的目的都是发现风险。然而，预先分析能带来一种紧迫感，因为团队会设想项目已经失败，并交流其后果。研究表明，这会促使团队成员更全面地思考失败的原因。
通常情况下，预先分析用于项目管理，但它们也可以应用于任何情况，其中有一个期望的结果，必须防止失败（例如，一个关键的任务）。预先分析也符合ISO 9001:2015的基于风险的思维要求。【5】
进行预先分析的主要好处包括：
• 早期风险识别：通过预先考虑可能出现的问题，团队可以在项目失败之前识别并解决潜在的问题，也就是说，防止失败的发生。
• 改进决策：预先分析可以帮助团队更深入地了解潜在的风险和挑战，从而做出更明智的决策。
• 增强团队参与：通过让团队成员参与预先分析过程，团队可以为项目的成功创造一种共同的所有权和责任感。
• 减少压力和焦虑：公开讨论潜在的问题可以减少与项目失败相关的压力和焦虑。
预先分析与其他方法比较
预先分析和其他方法的共同目标是识别和减轻问题，但它们的工作方式不同。与在项目完成后进行的事后分析相比，事前分析通常在项目生命周期的早期进行，通常在项目开始或做出关键决策之前。风险管理是一个持续的过程，可以在项目的早期实施，并贯穿整个项目的生命周期。
让我们来探讨一下预先分析处理与事后处理和风险管理有何不同。
• 预先分析。使用“如果”的方法来鼓励创新思维。目的是在问题出现之前预见并避免问题。
• 事后分析。采用“为什么这样做”的方法，促进调查性思维。团队从过去的经验中学习，使未来的项目做得更好。
• 风险管理。遵循结构化的分析方法，包括识别、分析、确定优先级、减轻和监控风险。
因为团队在预先分析过程中想象他们的项目会失败，团队会问，“为什么我们的项目会失败？”(假想的)。然而，在事后分析期间，项目已经失败了，因此团队会问：“为什么我们的项目失败了？”(事实)。在风险管理期间，团队会问：“一个项目怎么会失败？”(假想的)。
在预先分析期间，团队设想项目的失败，并事后分析以查明潜在的原因。这种方法可以培养创造性思维，并可以发现团队可能没有预料到的风险。另一方面，事后分析包括评估一个已完成的项目，以了解它的成功、失败和经验教训。风险管理是一种结构化的、数据驱动的方法，在此过程中，根据过去的经验、行业最佳实践和专家的见解，系统地识别和评估风险。
项目可以从几种风险管理策略中获益。事前分析是一种方法，它包括进行一个方便的头脑风暴会议，以确定可能导致项目失败的假设场景。事后分析包括收集和分析有关项目绩效的数据，与团队成员进行访谈，并确定任何问题的根本原因。风险管理还涉及使用各种工具和技术，例如风险记录、失效模式和影响分析、优势、劣势、机会和威胁分析。
事前分析评估失败的可能原因，并提供预防失败的建议，而事后分析生成详细描述项目结果、经验教训和对未来项目的建议的报告。在风险管理中，风险记录已查明的风险、其可能性和影响以及减轻风险的战略。预前分析促进了团队的认同，减少了对失败的恐惧，有助于早期识别和减轻风险。
事后分析为增强项目管理实践，识别需要改进的领域和在组织内共享知识提供了有价值的见解。风险管理为识别和减轻风险提供了一个系统框架，确保采取积极主动的方法来应对项目中的潜在挑战和不确定性。
所有这些方法都是有效管理项目并避免失败的有力工具。通常，最佳方法是综合运用所有这些技巧，具体取决于项目的具体情况和团队的运作模式。
研讨会案例研究：项目“量子比特”的启动
既然您已经了解了“事前分析”以及它与其他方法的不同之处，那么接下来让我们探讨在项目中如何应用这种方法。图 1 中详细说明了整个过程的步骤概述，其中包括每个步骤的描述。
要有效地进行事前评估，关键在于对相关人员进行相关流程的培训，并促使他们转变思维模式。设计一个引人入胜的案例研究，模拟真实情况，以吸引参与者参与其中。您还可以根据您的组织情况进行以下假设案例的定制。为了使评估更加有效，可以在问题场景中加入挑战和限制条件，从而增强体验。
图1 量子比特项目的预先分析过程
组织：创新科技有限责任公司，一家专门从事虚拟现实软件的技术公司。
项目：创新科技有限公司即将推出一款备受期待的虚拟现实（VR）游戏，名为“项目量子位”。量子位在VR技术方面开辟了新的领域，提供了比市场上任何东西都更身临其境、更复杂的游戏玩法。该组织在市场营销活动上投入了大量资金，围绕这款游戏的宣传力度也很高。
问题：尽管前景乐观，但量子比特项目的启动存在一些潜在的风险和陷阱。如果这些风险没有被预先识别和处理，它们可能会导致灾难性的结果：项目的失败。
事前模拟：团队设想并成功模拟出了失败后的场景。事前模拟的可能结果包括：
• 技术缺陷：发现了一个潜在的主要软件故障和硬件集成问题，导致对选定用例进行更严格的测试。
• 市场不匹配：客户拓展的范围被认定过于广泛，需要将其范围缩小至目标范围内。
• 团队各自为政：关键利益相关者之间缺乏跨团队协作的情况被察觉到了。因此，计划了定期的团队间交流会议。团队还确定了具备特殊技能的领域专家（SME），他们可能对项目拥有隐性知识。这些领域专家的离职可能会导致单一故障点的出现。
跟踪和实施：随着项目的进展，团队重新审视了预先分析计划，并根据需要进行了更新。团队成员被分配了处理每个风险的具体职责。分析结果和行动计划被传达给更广泛的团队。
演练结论：预先分析使创新科技有限责任公司的团队，能够在流程早期解决关键缺陷和潜在盲点。因此，该组织完善了其开发、营销和团队战略，从而成功启动了量子比特项目。这款游戏获得了积极的评价，并成为了最畅销的游戏。
图2 预先分析工具包
进行预先分析
像这样开展案例研究能够帮助您向团队传授“事前预演”这一概念。设想项目“量子比特”彻底失败的情景，能在战况室中营造出紧迫感和专注力。
在您的团队接受了模拟场景的培训后，是时候为高优先级项目有效地实施预先分析，并从中获益了（参见图1）。
以下是成功实施该方法的一些指导原则：
向各方传达相关后果，包括：
• 组织：评估此次失败所造成的财务影响。探讨可能出现的收入损失、裁员以及对组织声誉的损害等情况。
• 客户：着重阐述客户的失望情绪以及此次失败将如何损害他们的信任感，同时强调必须立即采取果断措施。
• 竞争对手：指出竞争对手如何利用项目的失败在市场上获得优势。
设定明确的截止日期和行动项目：
• 短期目标：明确针对关键问题的即时行动方案；例如，修复技术漏洞、重新调配营销资源以及收集客户反馈。为这些任务设定严格的截止日期。
• 确定优先级：确定导致失败的最关键问题的优先级。
• 指定负责人：明确将每个行动事项的责任分配给具体的个人。
通过以下方式提高可见度和责任意识：
• 作战室显示：创建作战室，可视化显示关键指标、最后期限和行动项目。实时更新，让每个人都能看到。
• 定期更新：安排频繁的简短更新会议（每日简报会），以促进透明度和责任落实。
专注于解决方案，而不是责备，通过：
• 使用根本原因分析：强调理解为什么事情会出错，并从错误中学习。避免相互指责，而是专注于共同前进。
• 授权决策：给予团队成员快速决策和实施解决方案的自主权，避免过多的繁文缛节或官僚作风。
• 鼓励实验：不要害怕尝试新的或非标准的解决方案。在需要的时候可以快速调整。
培养一种紧迫感和协作的文化；
• 要求所有人参与某项任务或活动：整个团队必须全力投入。每个人都对解决方案做出
贡献，而不管他或她的典型角色是什么。
• 开放沟通：鼓励开放的沟通渠道和分享想法。打破隔阂，促进合作。
• 快速失败：接受可控的失败（测试、实验），以快速迭代获得更好的解决方案。
创造紧迫感的其他技巧包括：
• 视觉提示：在作战室使用红色等颜色来强化紧迫感。
• 时间限制：为讨论和头脑风暴会议设定时间限制，以集中精力并促进迅速找到解决方案。
• 领导层的支持：领导层展现出的积极、紧迫的行动能够激励团队中的其他成员。
传达紧迫性的示例
回到“量子比特项目”这个例子，项目团队将此陈述纳入其“事前反思”活动中，以营造紧迫感：“量子比特项目失败的后果一目了然。我们的声誉岌岌可危，我们辜负了客户，竞争对手也准备趁机而入。我们公司的生存面临严峻考验。我们必须立即找出问题、确定优先事项并采取行动！现在就是行动的时候！我们没有时间找借口或犹豫不决。让我们进入解决问题的模式，拯救这个项目吧。”团队成员还可以通过角色扮演来模拟真实的危机环境。
注意：虽然营造紧迫感很重要，但您也不希望营造出一种恐慌的氛围，并被视作危言耸听之人。要保持一种支持性和协作性的环境，以确保取得最佳成果。
实现成功
事先分析是一种主动预测风险的方法。想象一个项目已经失败，可以打开在传统风险管理方法中被忽视的有价值的见解。鼓励团队创造性地思考，诚实而不害怕判断，可以进行有趣而大胆的对话，从而引发项目失败的关键风险。在实现之前解决这些风险可以使项目成功。此外，事前分析还能培养共同的主人主人翁意识，促进团队沟通。
来源于CEIA电子智造，作者CEIA电子智造